A készletnyilvántartás a különféle üzletek esetében nagyon különbözőképpen működik – és akkor még finoman fogalmaztunk.
Bármilyen üzletünk is van, nyilvánvalóan tökéletesen tisztában kell lennünk azzal, hogy miként is állnak a készleteink – ezen tudás birtokában tudunk ugyanis csak utánrendelni, s így a vevői igényeknek megfelelni. Egy egyszerű hasonlattal illusztrálhatjuk a helyzetet: készletnyilvántartás nélkül működtetni egy üzletet olyan, mint ha egy olyan házban élnénk, amelynek nincs ajtaja – lakhatunk így is benne, de ne csodálkozzunk, ha eltűnik a magánéletünk. Készletnyilvántartás nélkül is működtethetünk egy üzletet, de akkor ne lepődjünk meg azon, ha a boltunk fokozatosan összezuhan, mert nem tudunk megfelelni a vevők igényeinek. Félreértés ne essék: azért a legtöbb helyen használnak készletnyilvántartást, s nem fordul elő sem az, hogy hirtelen kiürül a bolt, sem az, hogy az elfekvő készletet már csak régiségboltban tudnánk értékesíteni – ám készletnyilvántartás és készletnyilvántartás között óriási különbségek vannak. Van, aki még mindig egy négyzetrácsos füzetbe jegyzetel csak, van, aki a legegyszerűbb táblázatkezelőbe pötyögi a kiadott árukat. Holott a termékek aktuális mennyiségének nyilvántartása, a könnyen áttekinthető raktárkészlet, a bevételezés, a kivételezés, a leltározás, a selejtezés egyaránt lényeges a gördülékeny és persze prosperáló működéshez. Létfontosságú tehát, hogy milyen készletnyilvántartót használunk – egy okos választás az üzletünk jövőjét is befolyásolhatja.
